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Folha de pagamento: Conheça os procedimentos para contabilizar

Todas as empresas brasileiras e instaladas em nosso país tem a obrigação de preparar mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente, a folha de pagamentos dos funcionários (FOPAG). Tal obrigação trabalhista foi criada pelo Art. 225 do Decreto 3048, em 1999 e deve ser levada à risca pelas empresas para evitar processos trabalhistas desnecessários.

Tal documento deve conter alguns itens básicos referentes aos valores pagos aos colaboradores pelos serviços prestados por eles, como é o caso do 13º, o salário em si, INSS, IRRF, aviso prévio e as férias.

O setor responsável pela elaboração da folha de pagamento é o Departamento de Pessoal, que deve se atentar às leis trabalhistas vigentes, além de ter plenas noções de contabilidade para que nenhum cálculo seja feito erroneamente.

Na folha, é obrigatório que certas informações dos funcionários sejam muito bem declaradas, como nome completo de cada um, cargo na empresa, frequência, divisão dos funcionários por categoria de contribuição à previdência, descontos legais da remuneração, nome das funcionárias com benefício de salário-maternidade, quotas de salário-família, entre outros dados.

 

A importância da folha de pagamento

 

Tanto para a empresa, como para o funcionário, a folha de pagamento é extremamente importante e só traz garantias e benefícios para ambos. Para a empresa, por ser uma obrigação em lei, é um dever fazer esse documento periodicamente.

A gestão financeira da empresa pode ser controlada com mais eficiência quando as despesas com capital humano são descritos detalhadamente, auxiliando assim no controle operacional, contábil e fiscal da mesma. Além disso, com ela é possível planejar gastos e controlar melhor o setor financeiro.

Já para os funcionários, esse documento auxilia em seu próprio controle de ganhos. Caso o colaborador queira realizar a compra de um apartamento, veículo ou outra aquisição que envolva financiamento, a comprovação de renda se dá pela folha de pagamento, além de ser exigido como forma de comprovação para solicitar a aposentadoria.

Apesar de ser um documento legal e praticado constantemente, ainda não existe um modelo oficial, porém, é preciso elaborá-lo sem que nenhuma legalidade seja afetada, incluindo assim o registro financeiro completo de cada funcionário e suas respectivas informações pessoais. Portanto, a contabilização da folha de pagamento deve ser feita com bastante cuidado e seguindo algumas recomendações básicas.

É importante ressaltar que é de total responsabilidade do setor de Departamento Pessoal, conferir as informações inseridas e se organizar para que a folha de pagamentos seja feita com exatidão. Só assim, é possível evitar possíveis processos trabalhistas, que podem vir a prejudicar consideravelmente uma empresa.

Veja a seguir algumas dicas de como fazer isso corretamente:

 

Dados para contabilizar a sua FOPAG

 

Para começar, é preciso ter conhecimento de que a folha de pagamento é dividida em três partes, ou eventos. São eles: proventos, descontos e bases. Definimos como proventos os benefícios financeiros distribuídos pela empresa aos seus funcionários.

Dentre esses benefícios financeiros podemos aferir de acordo com a lei: (salário, hora extra, adicional de periculosidade, entre outros) ou através de programas do governo (bolsa família, salário maternidade, entre outros).

Já os descontos são aqueles eventos que acabam por diminuir o valor a ser pago para cada funcionário. Exemplo disso são aqueles gerados em lei, como INSS, IRRF, Contribuição Sindical, entre outros. Também pode haver descontos através de episódios referentes ao trabalho do funcionário, como falta, atrasos, entre outros.

Por último, as bases são aqueles eventos que não proporcionam efeito direto no salário dos funcionários. Elas estão na folha apenas para demonstração de cálculos para as atribuições financeiras, como por exemplo, INSS patronal, FGTS, base para FGTS, base para o INSS, salário total etc.

Vale ressaltar que essas informações podem ser inseridas apenas como uma demonstração do cálculo e nem sempre se referem ao que foi contabilizado pela empresa para o funcionário.

 

Como se organizar para contabilizar

 

Antes de começar a segmentar a contabilização, o Departamento de Pessoal precisa se organizar com base em passos básicos muito importantes: definição de categoria de cada trabalhador, análise das horas trabalhadas, cálculo de encargos e impostos, e cálculo dos benefícios legais.

Ao determinar a categoria de cada funcionário, é possível se organizar melhor e evitar erros nos cálculos na folha, já que as bases para contabilização são as convenções coletivas, como para calcular descontos como o INSS e FGTS, por exemplo.

Analisar as horas cumpridas é de suma importância para fazer pagamentos justos, tomando como base as informações de horas trabalhadas, extras, jornada adicional de trabalho e férias remuneradas. Nessa análise, as faltas e atrasos para registrar o ponto, também devem ser levados em consideração para consequentes descontos.

Calcular com exatidão os encargos e impostos é de suma importância, tomando como base o FGTS, INSS e IRRF. Só assim, é possível manter uma situação regular do funcionário com a Receita Federal, além de manter a empresa dentro da lei. Quanto aos benefícios legais, que são descontados da folha, também devem ser previamente analisados, como vale-transporte e refeição, adiantamentos, planos de saúde, contribuição sindical, entre outros.

 

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Colocando em prática

 

Após ter todos esses dados levantados é a hora de contabilizar na prática. Atente-se em dividir a contabilização nas partes já citadas: proventos e descontos.

Proventos: Salário + horas extras = total a ser pago pelo trabalho. Pode ser adicionado, se houve, outros dados como adicional de periculosidade, salário maternidade, salário família, entre outros.

Descontos: Adiantamento Salarial + INSS + IRFF + contribuição assistencial = total a ser descontado na folha de cada funcionário. Podem ser adicionados outros dados para desconto como: pensão alimentícia, faltas e atrasos, benefícios obrigatórios (vale transporte, refeição e plano de saúde, por exemplo), entre outros.

O total líquido que o funcionário irá receber se dará pela diferença entre o total a ser pago pelo trabalho e o total a ser descontado na folha. Exemplo: R$ 3300 (Proventos) – R$ 1617,45 (Descontos) = R$ 1682,55. Quanto aos valores de base, elas não vão alterar a contabilização da folha de pagamento, uma vez que servem somente para demonstração de cálculo.

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