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Gestão de notas fiscais: da importância à aplicação em pequenas empresas

Os aspectos financeiros do empreendedorismo ainda são sinônimos de burocracia e complexidade para muitos gestores. Isto ocorre, em parte, devido ao fato de que muitos destes não têm a contabilidade como especialização. O risco, porém, é que algumas oportunidades acabem perdidas. Muitos não sabem, por exemplo, a importância da gestão de notas fiscais para pequenas empresas.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído em 2007, é uma das razões para ficar atento às suas notas. Este projeto ajuda a simplificar o relacionamento com o fisco, tendo ligação estrita com a obrigatoriedade de emitir NFs. De modo geral, entender os tipos de notas e as consequências de não as emitir, são detalhes que devem ser de conhecimento dos gestores. Estas e outras informações você confere a seguir.

 

O que é uma nota fiscal?

 

Para começar vamos partir do mais básico: o que é uma nota fiscal? Em resumo trata-se de um documento que comprova venda, compra ou realização de serviços por parte de uma empresa. Os valores da operação e os impostos ficam registrados nela.

Da mesma forma a data de emissão e algumas especificações – mercadoria, quantidade, etc – devem estar inclusas. Existem notas de energia elétrica, comunicação, telecomunicação, fornecimento de água, notas fiscais eletrônicas (NF-e), dentre outras. Trataremos agora de por que as pequenas empresas devem investir na Gestão de notas fiscais.

 

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Por que é importante emiti-las e fazer uma boa gestão?

 

A emissão de notas fiscais só não é obrigatória para os microempreendedores individuais. Pequenas e médias empresas (PMEs) - mesmo aquelas optantes pelo Simples Nacional - não estão isentas. Logo, a importância de emitir e gerenciar adequadamente começa pelo cumprimento da lei.

Claro que não é apenas para evitar multas e embaraços com o fisco que se deve cuidar das NFs. A contabilidade da empresa também será beneficiada se as notas estiverem bem administradas. Afinal, detalhes-chave sobre as transações encontram-se registrados nestes documentos.

 

Gestão de notas fiscais: simplifique utilizando a NF-e

 

Um recurso que facilita e ajuda a melhorar a gestão das NFs é a adoção da sua versão eletrônica. Além de uma emissão desburocratizada, as despesas são menores. Especialmente no que tange às obrigações acessórias. Por sua natureza informatizada, há ainda benefícios de consulta.

E isto porque as informações estão disponíveis para acesso rápido e transparente. Lembrando que uma NF-e é transmitida em tempo real para a receita. Muitas organizações investem em sistemas automatizados para tornar esta tarefa ainda mais segura e descomplicada.

 

Como fazer a emissão

 

Comércio e indústria fazem a solicitação de notas fiscais junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Atualmente o processo pode ser realizado todo através da internet. Na prestação de serviços há ainda a necessidade de autorização para as gráficas realizarem impressão do documento fiscal.

Esta solicitação deverá ser enviada à prefeitura municipal. Com a NF-e, por fim, é feita uma requisição pelo certificado digital junto a instituições certificadoras. O passo seguinte é realizar um credenciamento na Sefaz. A partir disto a empresa estará apta a utilizar um software gerador de notas fiscais.

 

Quais os impactos de adotar esta ferramenta?

 

Além de uma contabilidade mais organizada, a gestão de notas fiscais evita inúmeros embaraços de ordem tributária. Um fato menos lembrado é que os consumidores podem acabar exigindo o documento. Trata-se, afinal, de direito garantido pelo Código de Defesa do Consumidor.

Logo, cuidar bem das suas notas é um fator que traz benefícios e protege a empresa contra inúmeras situações complicadoras. É por isto que os pequenos empreendimentos só têm a ganhar com uma boa gestão de NFs. Para mais informações sobre contabilidade, concursos e tecnologia, visite o nosso blog.

 

Edição Blog Contabilidade Cidadã

 

Dica importante:

 

Se você tem como objetivo:

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